Método scrum é bom para sua empresa? Explicação e exemplo

O método de gestão de projetos conhecido como “scrum” é aquele que envolve a distribuição de atividades em ciclos curtos e que ficou conhecido no mercado, portanto, como um método ágil. “Costumo dizer que o scrum é menos sobre velocidade e mais sobre aprender rápido e corrigir rápido”, explica Alex Anton, estrategista, investidor e conselheiro de empresas de alto impacto. Quer saber detalhes e entender se faz sentido usar no seu negócio? Continue a leitura! O que é o método scrum e por que aplicá-lo? O scrum é um método ágil de gestão de projetos em que o trabalho executado por todos os envolvidos no projeto é distribuído em ciclos curtos que duram entre duas e quatro semanas. Esses ciclos são chamados “sprints”. A cada sprint, os colaboradores e as equipes definem tarefas a serem concretizadas, entregam resultados parciais para chegarem a um resultado mais amplo no final do projeto e revisam o que foi feito com o objetivo de planejar o próximo ciclo. “Por que esperar meses para concluir algo se você pode garantir entregas contínuas, testadas e constantemente melhoradas?”, questiona Alex Anton. “Essa é a lógica do scrum”, explica o especialista. Mas será que o scrum é indicado para qualquer empresa e projeto? O método nasceu no setor de tecnologia e ainda é mais comum nesse ambiente do que em outras áreas das empresas do Brasil e do mundo, mas RH e marketing de toda e qualquer organização também o utilizam bastante. Existem empresas nos ramos da indústria e da educação adotando com frequência o scrum, e você talvez se surpreenda: alguns gestores de restaurantes vêm fazendo experiências com o método. Então, em resumo, se existem projetos acontecendo, eles exigem colaboração e adaptação rápida e o negócio não é extremamente rígido ou linear, vale a pena testar o scrum. “Se vai dar certo, você só vai saber quando tentar, afinal, manejar projetos não tem receita de bolo, mas posso lhe dizer: a abordagem é poderosa para quem precisa inovar, otimizar o cotidiano e conseguir valor continuamente” – Alex Anton Quais os benefícios do método scrum? A adoção dos sprints tem vantagens que vão muito além da agilidade e da produtividade nas organizações: Maior transparência e alinhamento Todos os envolvidos acompanham o que está sendo feito em tempo real. Reuniões rápidas (“daily scru[d]ms”) garantem comunicação clara e reduzem mal-entendidos. Entrega de valor contínuo Equipes e empresa como um todo começam a entregar resultados em ciclos curtos, o que aumenta a percepção de progresso (tanto internamente quanto pelo cliente final) e permite ajustes rápidos e correções de rotas antes que o investimento ultrapasse o budget, por exemplo. Riscos reduzidos Com a revisão de resultados a cada ciclo, falhas são corrigidas antes que se tornem grandes problemas, então, caem os riscos de atrasos, estouros de orçamento e produtos desalinhados com o que o cliente realmente precisa. Tomadas de decisão baseada em dados Também por causa da revisão periódica de resultados, fica muito mais fácil para os gestores avaliar o que deve ser feito no próximo sprint para que haja melhorias no projeto, tomando decisões a partir de informações concretas. Colaboradores super engajados O método dá autonomia para os times decidirem como executar suas tarefas, aumentando a motivação e o senso de responsabilidade. Escalabilidade e flexibilidade Ainda, o scrum pode ser aplicado desde o projeto mais simples até o maior projeto corporativo e funciona tanto para times grandes quanto para times pequenos, tornando-se um método escalável e capaz de se adaptar às necessidades do negócio em diferentes cenários. Um scrum bem feito melhora resultados e todos saem ganhando A gestão ágil proporcionada pela adoção do scrum também se torna uma gestão clara e segura, e o trabalho dos profissionais da organização acontece com mais direcionamento. O desperdício de recursos cai, todos dançam conforme a música (no mesmo ritmo!) e os resultados, além de mais rápidos, são mais consistentes e têm maior qualidade. “Aliás, de um modo geral, o scrum ajuda as equipes a organizar demandas, alinhar prioridades e revisar entregas sem preguiça. Dito isso, recomendo a você, se possível, torná-lo parte da cultura da sua empresa” – Alex Anton Não consegue mudar toda a rotina no momento? Vá aos poucos, escolhendo alguns projetos para experimentar a alternativa. Que tal o lançamento de um novo produto, a criação de uma nova campanha de marketing ou a implementação de uma nova solução interna? Organizando um framework scrum para o seu negócio Visualize como a adoção do método scrum vai funcionar num projeto a partir do chamado “framework”, que nada mais é do que uma estrutura em que ficam organizados os papéis de cada envolvido, os eventos que precisam acontecer (reuniões, revisões etc.) e os artefatos dos respectivos ciclos (to do’s, entregas, entre outros). https://3.basecamp.com/4363263/buckets/40990948/card_tables/cards/8975985600[e] Como criar um framework scrum? Siga o passo a passo: Defina o objetivo do scrum como um todo Estabeleça quanto tempo os sprints vão durar Estruture os papéis Organize os sprints e comece Crie backlogs (listas de tudo o que precisa ser feito, ordenadas por prioridade) Inicie cada ciclo com uma reunião de planejamento para distribuir tarefas Alinhe prioridades frequentemente Finalize cada ciclo com uma revisão e uma retrospectiva Use ferramentas digitais para acompanhar o progresso. Algumas recomendações são o Trello, o Asana e o Monday. Exemplo de scrum – narrado por Alex Anton[f] Antes de você começar, dê uma olhada neste exemplo! Considere que ele está todo entre aspas, pois foi narrado pelo estrategista, mentor e consultor responsável por este blog. Uma empresa tech com a qual me relacionei no passado adotou o método scrum para sua equipe de produtos, incentivou a adoção de ciclos curtos de tarefas para cada projeto e decidiu por revisões semanais ou quinzenais de todas as ações. Essas revisões eram sempre orientadas por dados. Certo dia, ficou decidido que tínhamos uma nova proposta a ser colocada em prática: acelerar a experimentação de um sistema sem paralisarmos nossa operação. Então, as ações foram: Equipe distribuída em dois squads multitarefas Sprints de duas semanas cada um Revisão dos sprints sempre com os stakeholders Retrospectiva dos sprints focada em remover obstáculos O gestor de produto de cada squad seria responsável pelo backlog do projeto e por monitorar OKRs trimestrais. Além dele, os desenvolvedores eram responsáveis por construir as soluções, os designers cuidavam da experiência do usuário e os analistas de dados traziam insights para as decisões. Os stakeholders externos, por sua vez, validavam se os resultados faziam sentido para o negócio. Com o passar do tempo, nós observamos muito mais testes de uso do sistema, alinhamento total entre estratégia e execução, redução de feedbacks negativos e uma curva de aprendizado acelerada que permitiu lançar soluções mais consistentes em menos tempo. Do meu lado, ficou ainda mais claro que o scrum, no fim das contas, é uma forma de pensar colaborativa, uma lembrança de que grandes resultados vão nascendo de pequenas entregas bem feitas, de que a transparência e a flexibilidade são mais poderosas que a falsa sensação de controle e que a adaptação rápida vale mais do que um plano engessado. Interessante, não? Se precisar de orientação individual com estratégia, inovação e foco no crescimento do seu negócio para adotar o método, você já sabe com quem contar! Até a próxima.