O método de gestão de projetos conhecido como “scrum” é aquele que envolve a distribuição de atividades em ciclos curtos e que ficou conhecido no mercado, portanto, como um método ágil.
“Costumo dizer que o scrum é menos sobre velocidade e mais sobre aprender rápido e corrigir rápido”, explica Alex Anton, estrategista, investidor e conselheiro de empresas de alto impacto.
Quer saber detalhes e entender se faz sentido usar no seu negócio? Continue a leitura!
O que é o método scrum e por que aplicá-lo?
O scrum é um método ágil de gestão de projetos em que o trabalho executado por todos os envolvidos no projeto é distribuído em ciclos curtos que duram entre duas e quatro semanas. Esses ciclos são chamados “sprints”.
A cada sprint, os colaboradores e as equipes definem tarefas a serem concretizadas, entregam resultados parciais para chegarem a um resultado mais amplo no final do projeto e revisam o que foi feito com o objetivo de planejar o próximo ciclo.
“Por que esperar meses para concluir algo se você pode garantir entregas contínuas, testadas e constantemente melhoradas?”, questiona Alex Anton. “Essa é a lógica do scrum”, explica o especialista.
Mas será que o scrum é indicado para qualquer empresa e projeto?
O método nasceu no setor de tecnologia e ainda é mais comum nesse ambiente do que em outras áreas das empresas do Brasil e do mundo, mas RH e marketing de toda e qualquer organização também o utilizam bastante.
Existem empresas nos ramos da indústria e da educação adotando com frequência o scrum, e você talvez se surpreenda: alguns gestores de restaurantes vêm fazendo experiências com o método.
Então, em resumo, se existem projetos acontecendo, eles exigem colaboração e adaptação rápida e o negócio não é extremamente rígido ou linear, vale a pena testar o scrum.
“Se vai dar certo, você só vai saber quando tentar, afinal, manejar projetos não tem receita de bolo, mas posso lhe dizer: a abordagem é poderosa para quem precisa inovar, otimizar o cotidiano e conseguir valor continuamente” – Alex Anton
Quais os benefícios do método scrum?
A adoção dos sprints tem vantagens que vão muito além da agilidade e da produtividade nas organizações:
Maior transparência e alinhamento
Todos os envolvidos acompanham o que está sendo feito em tempo real. Reuniões rápidas (“daily scrums”) garantem comunicação clara e reduzem mal-entendidos.
Entrega de valor contínuo
Equipes e empresa como um todo começam a entregar resultados em ciclos curtos, o que aumenta a percepção de progresso (tanto internamente quanto pelo cliente final) e permite ajustes rápidos e correções de rotas antes que o investimento ultrapasse o budget, por exemplo.
Riscos reduzidos
Com a revisão de resultados a cada ciclo, falhas são corrigidas antes que se tornem grandes problemas, então, caem os riscos de atrasos, estouros de orçamento e produtos desalinhados com o que o cliente realmente precisa.
Tomadas de decisão baseada em dados
Também por causa da revisão periódica de resultados, fica muito mais fácil para os gestores avaliar o que deve ser feito no próximo sprint para que haja melhorias no projeto, tomando decisões a partir de informações concretas.
Colaboradores super engajados
O método dá autonomia para os times decidirem como executar suas tarefas, aumentando a motivação e o senso de responsabilidade.
Escalabilidade e flexibilidade
Ainda, o scrum pode ser aplicado desde o projeto mais simples até o maior projeto corporativo e funciona tanto para times grandes quanto para times pequenos, tornando-se um método escalável e capaz de se adaptar às necessidades do negócio em diferentes cenários.
Um scrum bem feito melhora resultados e todos saem ganhando
A gestão ágil proporcionada pela adoção do scrum também se torna uma gestão clara e segura, e o trabalho dos profissionais da organização acontece com mais direcionamento.
O desperdício de recursos cai, todos dançam conforme a música (no mesmo ritmo!) e os resultados, além de mais rápidos, são mais consistentes e têm maior qualidade.
“Aliás, de um modo geral, o scrum ajuda as equipes a organizar demandas, alinhar prioridades e revisar entregas sem preguiça. Dito isso, recomendo a você, se possível, torná-lo parte da cultura da sua empresa” – Alex Anton
Não consegue mudar toda a rotina no momento? Vá aos poucos, escolhendo alguns projetos para experimentar a alternativa. Que tal o lançamento de um novo produto, a criação de uma nova campanha de marketing ou a implementação de uma nova solução interna?
Organizando um framework scrum para o seu negócio
Visualize como a adoção do método scrum vai funcionar num projeto a partir do chamado “framework”, que nada mais é do que uma estrutura em que ficam organizados os papéis de cada envolvido, os eventos que precisam acontecer (reuniões, revisões etc.) e os artefatos dos respectivos ciclos (to do’s, entregas, entre outros).
Como criar um framework scrum?
Siga o passo a passo:
- Defina o objetivo do scrum como um todo
- Estabeleça quanto tempo os sprints vão durar
- Estruture os papéis
- Organize os sprints e comece
- Crie backlogs (listas de tudo o que precisa ser feito, ordenadas por prioridade)
- Inicie cada ciclo com uma reunião de planejamento para distribuir tarefas
- Alinhe prioridades frequentemente
- Finalize cada ciclo com uma revisão e uma retrospectiva
Use ferramentas digitais para acompanhar o progresso. Algumas recomendações são o Trello, o Asana e o Monday.
Exemplo de scrum – narrado por Alex Anton
Antes de você começar, dê uma olhada neste exemplo! Considere que ele está todo entre aspas, pois foi narrado pelo estrategista, mentor e consultor responsável por este blog.
Uma empresa tech com a qual me relacionei no passado adotou o método scrum para sua equipe de produtos, incentivou a adoção de ciclos curtos de tarefas para cada projeto e decidiu por revisões semanais ou quinzenais de todas as ações. Essas revisões eram sempre orientadas por dados.
Certo dia, ficou decidido que tínhamos uma nova proposta a ser colocada em prática: acelerar a experimentação de um sistema sem paralisarmos nossa operação.
Então, as ações foram:
- Equipe distribuída em dois squads multitarefas
- Sprints de duas semanas cada um
- Revisão dos sprints sempre com os stakeholders
- Retrospectiva dos sprints focada em remover obstáculos
O gestor de produto de cada squad seria responsável pelo backlog do projeto e por monitorar OKRs trimestrais.
Além dele, os desenvolvedores eram responsáveis por construir as soluções, os designers cuidavam da experiência do usuário e os analistas de dados traziam insights para as decisões. Os stakeholders externos, por sua vez, validavam se os resultados faziam sentido para o negócio.
Com o passar do tempo, nós observamos muito mais testes de uso do sistema, alinhamento total entre estratégia e execução, redução de feedbacks negativos e uma curva de aprendizado acelerada que permitiu lançar soluções mais consistentes em menos tempo.
Do meu lado, ficou ainda mais claro que o scrum, no fim das contas, é uma forma de pensar colaborativa, uma lembrança de que grandes resultados vão nascendo de pequenas entregas bem feitas, de que a transparência e a flexibilidade são mais poderosas que a falsa sensação de controle e que a adaptação rápida vale mais do que um plano engessado.
Interessante, não? Se precisar de orientação individual com estratégia, inovação e foco no crescimento do seu negócio para adotar o método, você já sabe com quem contar! Até a próxima.
